Máy chấm công sẽ ghi lại một cách khách quan và chính xác giờ giấc của nhân viên khi đặt tay xác nhận thành công vào máy chấm công. Một hệ thống chấm công bằng vân tay rất đơn giản, chỉ bao gồm thiết bị đọc vân tay (hay còn gọi là khóa vân tay ) và máy tính có cài đặt phần mềm chấm công để kết nối và xử lý dữ liệu chấm công của nhân viên. Ngoài ra, hệ thống kiểm soát ra vào bằng vân tay có thể lắp thêm một bộ lưu điện UPS để sử dụng trong trường hợp khi bị mất điện.
Máy chấm công kiêm kiểm soát ra vào bằng vân tay là sự phát triển, mở rộng của máy chấm công bằng vân tay. Một máy chấm công kiêm kiểm soát ra vào sẽ bao gồm 2 chức năng chính hoạt động độc lập với nhau:
- Chức năng chấm công: như một máy chấm công đơn thuần
- Chức năng kiểm soát ra vào.
Vì vậy, hoàn toàn có thể sử dụng máy chấm công kiêm kiểm soát ra vào để phục vụ cho mục đích chấm công đơn thuần hoặc chỉ dùng vào mục đích kiểm soát ra vào hoặc kết hợp cả chấm công và kiểm soát ra vào.
Cả máy chấm công và máy chấm công kiêm kiểm soát ra vào đều sử dụng chung một phần mềm do chính hãng cung cấp. Với phần mềm cài đặt trên máy tính, người quản lý có thể thiết lập hạn chế quyền mở cửa (ra/vào) cho các thành viên theo một lịch trình cụ thể.
Dưới đây là một hệ thống kiểm soát ra vào tiêu chuẩn:
1. Hệ thống kiểm soát ra vào bằng thẻ từ
Việc dùng khóa cửa bằng thẻ từ rất thuận tiện cho người sử dụng và quản lí vì chỉ cần chiếc thẻ đã có thể thay thế cả chùm chìa khóa để ra vào cửa. Mỗi nhân viên được cấp một thẻ trên đó có in mã vạch (sọc từ, chíp nhớ) lưu trữ các thông tin của nhân viên, hay của thẻ đó .
Mọi hoạt động phục vụ cho việc quản lý thời gian nhân công đều được tự động xử lý trên máy tính, giảm thiểu những sai sót trong công tác vào ra dữ liệu. Qua đó, người quản lý đánh giá chính xác chấm công, khen thưởng, kỷ luật công minh, tạo môi trường làm việc tin cậy cao.
Nhà quản lý dùng hệ thống kiểm soát ra vào bằng thẻ từ để theo dõi thời gian công tác, làm việc của từng nhân viên trong công ty, công nghệ thẻ sẽ giúp nhà quản lý dễ dàng lưu lại giờ đi làm và giờ về của từng nhân viên trong từng bộ phận/phân xưởng sản xuất.
Cuối ngày/ cuối tháng/ cuối năm nhà quản lý có được Bảng báo cáo thời gian làm việc của từng nhân viên trong ngày/ trong tháng/ trong năm.
2. Hệ thống kiểm soát ra vào bằng vân tay
Máy kiểm soát ra vào bằng vân tay sẽ được lắp đặt bao gồm :
- Đầu đọc vân tay lắp đặt bên ngoài khu vực kiểm soát (thông thường là cửa ra vào, có thể là cửa kính, cửa gỗ....)
- Chốt điện. Lắp trên cửa. Nối với thiết bị đầu đọc vân tay để khi bình thường chốt điện sẽ khóa cửa. Khi có sự xác nhận đúng người được phép mở cửa, trong khoảng thời gian được phép mở cửa thì chốt điện sẽ mở cửa.
- Phụ kiện để lắp chốt điện vào cửa cần kiểm soát
- Vật tư khác: như dây mạng để kết nối đầu đọc với máy tính, dây điện.....
- Chuông cửa: để khách hoặc người không được phép mở cửa báo cho người bên trong biết sự có mặt của mình
- Nút Exit: dùng để mở cửa từ bên trong. Nút Exit có thể lắp tại mặt trong của cửa ra vào hoặc tại bàn lễ tân.
Ngoài ra, tùy theo yêu cầu của việc kiểm soát ra vào, hệ thống kiểm soát ra vào có thể lắp thêm các thiết bị sau:
- Đầu đọc vân tay phụ: Lắp ở bên trong cửa, sử dụng khi có yêu cầu từ trong đi ra cũng cần phải có sự cho phép mở cửa bằng vân tay. Trong trường hợp này, Đầu đọc phụ sẽ thay thế cho nút Exit
- Bộ lưu điện UPS để đảm bảo trong trường hợp mất điện chốt điện vẫn làm việc và khóa cửa. Bởi vì, thông thường chốt điện được chế tạo ở chế độ mở để khi có sự cố như hỏa hoạn thì cửa sẽ mở để người ở bên trong sẽ thoát ra được.
- Nút khẩn cấp “Emergency” là thiết bị tích hợp với hệ thống báo cháy, khi nút này được kích hoạt thì cửa sẽ mở. Và thông thường nút này đặt phía ngoài cửa ra vào nên ai cũng có thể kích hoạt được.