Lập kế hoạch tổ chức tọa đàm, hội thảo là bước đầu quan trọng dẫn đến thành công cho sự kiện.
Để một buổi hội thảo được tổ chức hiệu quả, người làm sự kiện đó cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng cũng như lên kế hoạch chi tiết nhất. Thông thường, trong một buổi hội nghị, hội thảo sẽ bao gồm phần phát biểu mở đầu, giới thiệu mục đích trao đổi, thảo luận và các tiết mục phụ như văn nghệ, trò chơi... Vậy các bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện hội thảo hiệu quả là gì?
Lên chủ đề cho chương trình
Chủ đề của chương trình hay chính là nội dung chính là cái cốt lõi của một chương trình. Chủ đề sẽ được quyết định bởi mục đích tổ chức sự kiện của người tổ chức và mục đích tham dự của người tham dự. Điển hình như khi xây dựng chủ đề cho tổ chức sự kiện một buổi hội thảo dành cho những người trẻ, sinh viên mới ra trường đang muốn khởi nghiệp thì có thể đưa ra là “Kỹ năng tạo lập mối quan hệ trong kinh doanh”, hay buổi hội thảo với đối tượng là các nhà phân phối thì chủ đề “Tri ân khách hàng” sẽ phù hợp.
Làm việc với diễn giả, người phát ngôn, khách mời
Thông thường, Ban tổ chức thường bàn bạc với những vị khách mời về thời gian của buổi nói chuyện, nội dung cuộc tọa đàm. Tuy nhiên, không ít phía nhà tổ chức tỏ ra thực sự lúng túng khi giải quyết, thỏa thuận vấn đề này. Đôi khi, họ cho phép diễn giả tùy ý làm việc theo cảm hứng cá nhân nên trong nhiều trường hợp xảy ra việc những diễn giả phía sau được thuyết giảng ít hơn hay buổi hội thảo, hội nghị phải kéo dài thời gian qua buổi nghỉ trưa. Do vậy, các sự kiện này được tổ chức sẽ có nguy cơ bị “bể show” do thời gian không được diễn giả kiểm soát tốt, tùy theo cảm hứng mà họ nói nhiều hay nói ít khiến thời gian không được diễn ra như dự kiến.
Đặc biệt, trong các buổi hội thảo, hội nghị, chuyên đề… thì thông tin của các vị diễn giả sẽ vô cùng quan trọng bởi sẽ khiến người nghe bị thu hút, hấp dẫn và mong muốn đến sự kiện đó hay không. Do vậy, khi tổ chức một sự kiện, bạn nên công bố tên, chức danh của các diễn ra một cách rõ ràng.
Tìm kiếm địa điểm phù hợp
Tùy theo mục đích tổ chức của sự kiện để bạn lựa chọn những địa điểm phù hợp nhất, ví dụ như các khách sạn hoặc trung tâm hội nghị sẽ là địa điểm thích hợp để diễn ra những buổi hội thảo lớn, quán cafe sẽ thích hợp nhất với một buổi workshop nhỏ, đem lại bầu không khí của sự thân mật. Lựa chọn những địa điểm quá rộng so với số lượng người tham dự là điều hoàn toàn không nên vì như vậy vừa lãng phí vừa khiến bầu không khí của sự kiện bị loãng.
Kinh phí sẽ được dự trù phù hợp hoen nếu bạn đã kiểm tra những tiện ích cung cấp từ phía chủ cho thuê địa điểm để nắm được những dịch vụ nào được họ miễn phí và dịch vụ nào bị tính phí. Việc tổ chức sự kiện sẽ đảm bảo được diễn ra chu đáo khi bạn dự trù cho tất các vật dụng cần thiết.
Truyền thông cho sự kiện
Đối với các lớp học hay buổi hội thảo có thu phí hoặc mở cửa tự do, thì thời gian đầu tư cho chiến dịch tuyên truyền cần được dành nhiều hơn để sự kiện bạn tổ chức không gặp tình cảnh vắng như chùa bà Đanh.
Tùy theo kinh phí để bạn có thể chọn một số các kênh truyền thông vô cùng hiệu quả bao như: diễn đàn, email, báo chí, mạng xã hội… Còn những buổi hội thảo có mức phí để tham dự cao, bạn cần sử dụng các hình thức và công cụ truyền thông có tính “tấn công” mạnh hơn và nhiều hơn, ví dụ như gọi điện thoại trực tiếp mời khán giả tham dự. Đặc biệt, nhữg sự kiện dành cho những nhân vật tham dự là những vị khách mời cao cấp như chủ doanh nghiệp, giám đốc, bạn phải bố trí và sắp xếp nhân sự gọi điện trực tiếp mời những người này tham dự, chứ sử dụng email sẽ hoàn toàn không đem lại kết quả.
Thời gian truyền thông cũng là yếu tố cần được cân nhắc cho phù hợp, bởi nếu thực hiện truyền thông quá sớm sẽ khiến người tham dự không đăng ký ngay rồi quên không đăng ký hay nếu truyền thông quá sát ngày sự kiện được tổ chức thì nhiều người tham dự có thể không sắp xếp được công việc.
Bạn có thể “chào bán” hội thảo của mình thông qua Database khách tham dự tiềm năng. Để có được nguồn dữ liệu này, bạn có thể mua lại của các công ty truyền thông, quảng cáo, website giới thiệu việc làm… Tuỳ vào cách thức tuyên truyền, qua điện thoại hoặc email để bạn có thể quyết định danh sách người tham dự để có sự tuyên truyền phù hợp.
Công ty tổ chức sự kiện tại Hà Nội – Solution là đơn vị tổ chức tọa đàm, hội thảo chuyên nghiệp uy tín hàng đầu, với hơn 10 năm kinh nghiệm chúng tôi luôn tin tưởng vào khả năng của mình để thực hiện thành công các sự kiện quan trọng của doanh nghiệp.