Công ty Solution cung cấp dịch vụ tổ chức hội chợ triển lãm chuyên nghiệp hàng đầu tại Việt Nam. Với hơn 10 năm hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện chúng tôi luôn tự tin cùng sự thành công với khách hàng.
Dưới đây là một số thông tin cần thiết khi doanh nghiệp muốn tổ chức hội chợ triển lãm :
1. Tìm hiểu về hội chợ triển lãm: Trước hết cần yêu cầu đơn vị tổ chức hội chợ cung cấp những thông tin cơ bản sau:
Tên và phụ đề của hội chợ
Tên địa điểm và tên thành phố tổ chức
Thời gian diễn ra hội chợ
Tổng diện tích khu triển lãm và diện tích từng gian hàng
Chiến lược quảng bá của nhà tổ
chức để thu hút khách tham quan
Trước hết cần yêu cầu đơn vị tổ chức hội chợ cung cấp những thông tin cơ bản sau: (tiếp)
Giới thiệu sản phẩm/ dịch vụ trưng bày, giới thiệu.
Danh sách đơn vị tham dự trong nước và quốc tế.
Số lượng khách tham quan trong nước và quốc tế.
Các tổ chức tài trợ uy tín.
Các ưu đãi, hỗ trợ của nhà tổ chức.
Các sự kiện diễn ra trong thời gian hội chợ.
Catalogue của hội chợ có đăng tải các đơn vị tham dự những năm trước.
Chi phí thuê diện tích và gian hàng khung.
2. Lựa chọn chủ đề hội chợ triển lãm phù̀ hợp
HC phù hợp là HC mà ở đó tích hợp được nhiều yếu tố phù hợp trong đó quan trọng nhất là có cơ hội gặp được nhiều khách hàng mục tiêu và đối tác kinh doanh. Để có sự lựa chọn tốt nhất, những công việc cần phải làm là :
Kiểm tra và đánh giá danh tiếng của đơn vị tổ chức sự kiện hội chợ;
Xem xét số lượng các hội chợ triển lãm mà đơn vị này đã tổ chức;(Lưu ý kiểm tra số lượng và dữ kiện thực tế về hội chợ đã được kiểm chứng).
Tìm hiểu xem hội chợ hoặc đơn vị tổ chức hội chợ đó có được tổ chức nào uy tín bảo trợ không;
Tự mình đến kháo sát trước về hội chợ.
3. Cơ sở quyết định tham gia hội chợ triển lãm
Có phù hợp với kế hoạch đã được phê duyệt của đơn vị không?.
Có sự trùng hợp về nội dung với hội chợ nào ở các thị trường mục tiêu khác diễn ra cùng thời điểm không?
Đội ngũ nhân viên trong đơn vị có đủ năng lực để triển khai dự án không?
Khả năng có đủ số lượng doanh nghiệp đăng ký tham gia hôi chợ không?
Kinh phí huy động từ các nguồn có đủ không?
Có khả năng vận động các nguồn tài trợ không?
Nhà tổ chức có cung cấp đủ diện tích gian hàng ở vị trí mong muốn không?
Hàng hoá hoặc dịch vụ có đáp ứng được nhu cầu và quy định của thị trường không?
Giá cả và chi phí cho việc tham gia HC có cạnh tranh không.
4. Lịch hội chợ triển lãm
Lịch tổ chức của các hội chợ, triển lãm trên thế giới
Lịch tổ chức hội chợ, triển lãm trong nước
Lịch của các nhà tổ chức hội chợ, triển lãm
Tờ rơi giới thiệu của các hội chợ, triển lãm
Internet: công cụ tìm kiếm thông tin nhanh và tiện lợi nhất.
Các nguồn thông tin quan trọng khác:
- Tạp chí thương mại
- Hiệp hội ngành hàng
- Tổ chức XTTM
- Đại sứ quán, thương vụ các nước…
- Các đơn vị tham dự hội chợ trước
- Các cuộc viếng thăm, các quan hệ cá nhân
- Nguồn thông tin từ chính các nhà tổ chức hội chợ.
5. Kinh phí và quản lý kinh phí tổ chức hội chợ triển lãm
Chi phí tham dự hội chợ rất tốn kém nhất là với các hội chợ có uy tín, có tính cạnh tranh cao ở các thị trường lớn và hấp dẫn. Để tính toán và kiểm soát chi tiêu, cần phải xây dựng bảng dự toán kinh phí chi tiết trước khi tham dự hội chợ với nội dung:
Thuê diện tích gian hàng: Gian hàng tiêu chuẩn tối thiểu thường có diện tích 9m2 hoặc 12m2. Đôi khi nhà tổ chức hội chợ chào giá thuê gian hàng đã bao gồm cả giá xây dựng gian hàng.
Thiết bị và dịch vụ phụ trợ như nước, điện thoại, vệ sinh, thiết bị nhà bếp….
Xây dựng gian hàng:Có thể yêu cầu báo giá từ nhà thầu xây dựng gian hàng ở nước diễn ra hội chợ hoặc nhà thầu ở ngay tại nước mình.
Trang trí gian hàng: có thể yêu cầu dịch vụ của các nhà trang trí gian hàng chuyên nghiệp ở nước sở tại.
Vận tải và hải quan: dựa trên báo giá báo giá của các công ty giao nhận vận tải đến nơi trưng bày (gian hàng).
Bảo hiểm hàng hoá: Mặc dù không phải là yêu cầu bắt buộc, nhưng nên yêu cầu công ty bảo hiểm cung cấp đề phòng rủi ro.
Đi lại và chỗ ăn nghỉ: có thể thông qua đại diện ở nước ngoài tự tổ chức hoặc dùng dịch vụ trọn gói của các công ty lữ hành.
Phục vụ ăn uống tại hội chợ: đặt trước theo mẫu yêu cầu dịch vụ trong cuốn hướng dẫn tham gia hội chợ kể cả yêu cầu thuê hướng dẫn viên, phiên dịch, bảo vệ .
Mời khách tham quan và quảng cáo: có thể yêu cầu nhà tổ chức hội chợ in quảng cáo trên cuốn catalogue giới thiệu các đơn vị tham gia hội chợ.
Báo chí và đón tiếp:có thể yêu cầu báo giá từ công ty quảng cáo/ quan hệ công chúng (PR). Tuy nhiên, nên tận dụng cả các báo chí nhận quảng cáo miễn phí.Nếu tổ chức họp báo hoặc tổ chức tiếp khách ngày quốc gia (national day) càn yêu cầu nhà tổ chức hội chợ và các công ty dịch vụ gửi báo giá về những phương tiện cho phòng họp báo hoặc đón tiếp.
Nếu bạn và doanh nghiệp đang có nhu cầu tìm kiếm đơn vị tổ chức sự kiện hội chợ triển lãm chuyên nghiệp xin vui lòng liên hệ :
CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN SOLUTION
Địa chỉ : Tầng 9 số 201 Bà Triệu, Hai Bà Trưng, Hà Nội
Hotline: 0912525577 - 0976602468